Passende Prozesse für die Automatisierung im Unternehmen finden

Welche Abläufe lassen sich automatisieren? 

Mit dem wachsenden Einsatz von KI wird auch Automatisierung für Partner wichtiger. Zuerst gilt es zu erkennen, welche Abläufe sich dafür eignen. 

Bei Infinigate automatisieren wir bereits Aufgaben in unseren eigenen Teams. Dabei zeigt sich häufig dieselbe Hürde: Vielen Beschäftigten ist nicht klar, was sie überhaupt automatisieren können. 

Wer an Automatisierung und KI denkt, denkt oft zuerst an Agenten. Sie sind ein wichtiger Baustein, aber längst nicht die einzige Möglichkeit. 

Bevor Unternehmen eine Technologie auswählen, sollten sie das Problem klären, das sie lösen möchten. 

Routineaufgaben kosten mehr Zeit als vermutet 

Viele manuelle Aufgaben fallen kaum auf, weil diese einzeln nur wenige Minuten dauern. 

Eine Statusmeldung versenden oder eine Änderung prüfen wirkt zunächst unproblematisch. Wiederholen sich diese Aufgaben in mehreren Teams und Systemen, summiert sich der Aufwand jedoch schnell. 

Manuelle Prozesse hängen oft davon ab, dass jemand an den nächsten Schritt denkt. Das kann zu Verzögerungen oder ausgelassenen Arbeitsschritten führen. Selbst eine einfache Aufgabe bremst den Ablauf, wenn niemand Zeit dafür findet. 

Automatisierung reduziert solche Abhängigkeiten und sorgt für verlässlichere Abläufe. Beschäftigte verbringen weniger Zeit mit Routineaufgaben und können sich dort einbringen, wo dein Fachwissen gebraucht wird. 

Prüfe deshalb, welche manuellen Schritte fachlich notwendig sind und welche einen Prozess lediglich verlängern. 

Geeignete Prozesse erkennen  

Oft ist es schwieriger, einen geeigneten Anwendungsfall zu erkennen, als die Automatisierung umzusetzen. 

Achte auf wiederkehrende Tätigkeiten: Werden Informationen regelmäßig zwischen Systemen übertragen? Prüfen Beschäftigte dieselben Daten mehrmals am Tag? 

Auch doppelte Dateneingaben sind ein Ansatzpunkt. Werden dieselben Informationen an mehreren Stellen erfasst oder aktualisiert, lassen sich diese Prozessschritte möglicherweise verbinden. 

Untersuche außerdem, wo Abläufe regelmäßig stocken. Manchmal ist eine fachliche Entscheidung nötig. In anderen Fällen wartet der Prozess nur darauf, dass jemand eine Routineaufgabe erledigt. 

Eine hilfreiche Prüffrage lautet: 

Muss ein Mensch diesen Schritt ausführen oder muss er lediglich erledigt werden?